Der Beirat im Familienunternehmen

Ein freiwilliger Beirat auch in einem Familienunternehmen bietet viele Vorteile. Insbesondere kann er bei richtiger Besetzung und Aufgabendefinition ein strategischer Coach der Geschäftsführung sein und viel zur strategischen Entwicklung des Unternehmens beitragen.

Ein Beirat in einer GmbH oder GmbH & Co. KG ist nicht gesetzlich verpflichtend, sondern wird freiwillig durch die Gesellschafter eingerichtet. In manchen Fällen lehnt sich die Ausgestaltung des Beirats an den Aufsichtsrat an oder wird auch als Aufsichtsrat benannt. Aufsichtsrat ist ein gesetzlich definierter Begriff aus dem Aktiengesetz. Insofern sind auch die Aufgaben des Aufsichtsrates konkret umrissen. Dies kann auf jedes mittelständische Unternehmen übertragen werden, muss aber nicht. Insofern ist das Gesellschaftsrecht beispielsweise der GmbH oder der KG flexibel.

Der Beirat als Kontrollorgan

In der Praxis wird der Beirat traditionell als Kontrollorgan für die Geschäftsführung gesehen. Er soll die laufenden Geschäfte überwachen und wesentliche Geschäfte genehmigen. Gerade für Letzteres enthalten viele Gesellschaftsverträge einen Katalog zustimmungsbedürftiger Geschäfte. Der Beirat hat u.a. die Aufgabe diese zu genehmigen, da ihm Sachkompetenz zugetraut wird und er in der Regel auch häufiger tagt als die Gesellschafterversammlung

Viele Beiräte sind mit dem Unternehmen verbundenen Personen besetzt, die von den Gesellschaftern für geeignet gehalten werden, aber nur aus dem eigenen Umfeld stammen. Demgegenüber erstaunlich viele Beiräte mit zu wenigen unternehmerisch erfahrenen und beruflich aktiven Personen besetzt.

Der Beirat als strategischer Coach

Wird die Tätigkeit eines Beirats ausschließlich auf die Kontrolle der Geschäftsführung beschränkt, bleibt das Potenzial ungenutzt. Der Beirat kann ein ideales Instrument sein, das Unternehmen in seiner laufenden Geschäftstätigkeit und gerade auch in seiner strategischen Zukunftsorientierung zu unterstützen. Dazu müssen die Mitglieder des Beirates auch die dafür erforderlichen Qualifikationen aufweisen. Gefragt sind dazu vor allem unternehmerische Erfahrungen und strategisches zukunftsorientiertes Denken. Deshalb spricht vieles dafür, die Besetzung des Beirates anhand der konkreten künftigen Herausforderungen des Unternehmens zu gestalten. Egal ob das Unter nehmen sich den Herausforderungen einer logistischen Neustrukturierung, eine Digitalisierung seiner Geschäftsmodelle, eine Modernisierung seiner IT-Struktur, einer Erweiterung des internationalen Vertriebsnetzes oder aber eine Verjüngung und Diversifizierung seiner Belegschaft stellt; man sollte für die Wesentlichen Herausforderungen eine Person finden, die sich in ihrem Unternehmen mit vergleichbaren Themen beschäftigt hat und Erfahrungswissen übertragen kann.

Ein aktiver Beirat wird der Coach der Geschäftsführung werden, der einen sehr klaren zukunftsorientieren Diskurs mit der Geschäftsführung führt, ohne in das Tagesgeschäft einzugreifen. Sollten also Gesellschafter die Interessen ihrer Familie im Beirat vertreten wollen, so sollten sich diese Gesellschafter dennoch den Anforderungen an die fachliche Qualifikation genügen und die dem Beirat auferlegte Governance beachten. Erfahrungsgemäß spricht jedoch viel dafür, dass die Mehrzahl der Beiratsmitglieder extern benannt sein sollte.

Gesellschaftsvertrag und Beiratsordnung

Die Aufgaben eines Beirates sollten gerade auch wegen der fehlenden gesetzlichen Regelung verbindlich in der Satzung der Gesellschaft und ergänzend in einer Geschäftsordnung für den Beirat geregelt werden. Dies gibt sowohl den Gesellschaftern, dem Beirat und der Geschäftsführung verbindliche Regeln vor, wie man miteinander umgeht und wo die gegenseitigen Aufgaben liegen.

Besetzung des Beirats

Die Besetzung eines Beirats soll kein Mandat auf Lebenszeit sein. Die Aufgabe des Beirats liegt darin, sich mit den aktuellen und zukünftigen Problemen des Unternehmens zu beschäftigen und dies fortzuentwickeln. Eine Benennung auf eine Zeit von drei bis fünf Jahren mit Verlängerungsoption ist empfehlenswert, da sich danach die jeweils zu diskutierenden Herausforderungen des Unternehmens geändert haben werden. Dies gibt die Chance, alternierend neue Personen und Qualifikationen in den Beirat aufzunehmen.

Kandidatensuche und Vergütung

Wo findet man Mitglieder für den Beirat und wie werden diese vergütet? Basis der Suche nach qualifizierten Beiratsmitgliedern ist die Analyse der strategischen Herausforderung des Unternehmens. Erfahrungsgemäß kann ein qualifizierter Personalberater mit seinem Kontakten zu Führungskräften weiterhelfen. Viele Geschäftsführer und Unternehmer sehen es als persönliche Herausforderung und als Zeichen der Anerkennung, in einem Beirat mitwirken und ihre Erfahrungen einbringen zu können. Ein Beiratsamt ist auch ein Ehrenamt, dennoch sollte die Vergütung adäquat sein. Als Faustregel kann man unterstellen, dass die Vergütung mindestens 1/200 des Jahresgehaltes der betreffenden Person pro Tag sein sollte. Rechnet man mit vier Sitzungstagen je Geschäftsjahr zuzüglich jeweils einem Vorbereitungstag wird der Aufwand für das Unternehmen regelmäßig im kalkulierbaren Rahmen bleiben.

Ohne Beratung geht es nicht

Diese Überlegungen zeigen, dass die erstmalige Einrichtung des Beirats, aber auch die Überarbeitung der Aufgaben eines bestehenden Beirats viele tiefgreifende Fragen der eigenen Governance aufwirft, die durch einen erfahrenen Berater begleitet werden sollten.  Dabei unterstütze ich Sie gerne.